A kényelem bére - avagy mit árul a könyvelő?

A KÉNYELEM MINDEN PÉNZT MEGÉR?

Kényelem kapcsán leginkább a testi-lelki komfortunkat szolgáló megoldásokra gondolunk, pl.: olyan szállodát keresünk a családi nyaralás színhelyéül, ahol a fürdőzés a szálloda területén is lehetséges (ne kelljen messzire menni); azt a távközlési szolgáltatót választjuk, melynek minden olyan informatikai és kommunikációs megoldás szerepel az ajánlatában, amire szükségünk van (nem akarunk több szolgáltatóval bíbelődni). Persze figyelünk arra is, hogy mindez mennyibe kerül, de adott szolgáltatási tartalmon belül gyakran nem az ár a meghatározó döntési tényező. Tehát, ha a kényelem kulcsfontosságú, hajlandóak vagyunk adott költségkereten belül relatíve többet költeni. 

A könyvelési szolgáltatás sem kivétel ez alól. Itt is, mint bárhol másutt, a szakmai és üzleti siker befolyásoló tényezője lehet a kényelem. Ezért megvizsgáljuk a kérdést mindkét oldalról. Elsőként megnézzük, melyek a könyvelőválasztás kényelmi tényezői (ügyfél oldali szempont), majd röviden áttekintjük, milyen szakmai szempontokat szoktunk általában érvényesíteni ügyfeleinkkel folytatott munkakapcsolat során (szolgáltatói szempont). 

KÉNYELMES KANAPÉ... KÉNYELMES KÖNYVELŐ?

A kényelmes kanapén jól esik elnyújtózkodnunk, sajgó tagjainkat megpihentetnünk: lehuppanunk, elkortyolgatunk egy kávét, vagy ha időnk engedi, bóbiskolunk egy cseppet. A lényeg, hogy üdébben, kipihenten állunk majd fel róla. Itt egyértelmű, mit ad a kényelem: regenerálódást, relaxációt.

Könyvelőhöz azért (is) mennek az emberek, hogy az adóhatóság felé történő kötelező elszámolásaik rendben legyenek, ami leginkább a be- és elszámolási kötelezettségről szól. Ez azonban csak a szolgáltatás tartalma. A könyvelő kell. Ez valahol szinte adottság, következik az adózás rendjéből és az ezzel együtt járó adminisztratív terhek jellegéből. Azt, hogy az emberek melyik könyvelőt választják, hogy kivel dolgoztatnak, azaz, hogy választásuk ránk vagy versenytársunkra esik-e, sokszor a kényelmi tényező befolyásolja. Lássuk, mik ezek a kényelmi tényezők:

• ügyfeleink nem akarnak vagy nem tudnak maguk foglalkozni az elszámolások rejtelmeivel, mert nem érnek rá, vagy mert nem értenek hozzá,
• nem képesek figyelni a határidőkre, mert annyira sok egyéb teendőjük van, 
• nem akarnak újabb és újabb leveleket írni nekünk a meg nem válaszolt kérdéseikkel, 
• nem tudnak várni pl. az utalandó Áfa-ra vonatkozó információval a bevallási határidő napjának délutánjáig, stb.

Minden kanapéra le lehet ülni, ám csak a kényelmesebbik fajtán esik jól az az ülés. És ez igaz a könyvelésre is. Számos könyvelő pontosan és kiszámíthatóan végzi el feladatát, ügyfélkörük mégis kisebb, kevésbé hűséges és mérsékelt lelkesedéssel nyúl pénztárcájához a könyvelési szolgáltatás díjának kiegyenlítésekor. Mivel a könyvelőt jogi felelősség terheli, van egy olyan szakmai minimum, ami nélkül nem is lehet ezen a piacon működni. Tehát sem a szakmai háttérben, sem a felkészültségben nem lehet olyan jelentős eltérés, ami magyarázhatná a sikeres és a kevésbé sikeres könyvelők ügyfélkörei közötti eltéréseket. Ám ha figyelembe vesszük a kényelmi tényezőt, máris tisztább képet kapunk. Noha számos dolog befolyásolja a könyvelőválasztást, általánosságban mégis helytálló megállapítás, az a könyvelő, akinek a „használata kényelmes”, az könnyebben, kevesebb erőfeszítéssel és tartósabb munkakapcsolatokat tud kialakítani ügyfeleivel.

A KÉNYELEM ÁRA

Azt, hogy ki, milyen céget, mennyiért könyvel, részben piaci, részben pedig egyedi, tartalmi elemek befolyásolják. A tarifálás rendje és szokásai minden szakember számára ismert tényezők. Az ’ár’ nyiltan tárgyalt, egyeztetett tényező a szolgáltatási szerződés megkötésekor. Ám van az ’árnak’ egy rejtett eleme is, amit előre nem könnyű tisztázni, mégis alapvetően befolyásolja keresetünket és sikerünket.

Minél kevesebb a mozgás ügyfélkörünkben és minél kiszámíthatóbb, gördülékenyebb a munkaviszony, annál gazdaságosabb a működésünk. Ha nem megy el idő a félreértések tisztázására, ha nem kell mindent az elejéről elmagyarázni, akkor ugyanazt a munkát kevesebb idegességgel, kevesebb idő alatt és hatékonyabban tudjuk elvégezni. Ez a rejtett költségtényező igencsak fontos eleme sikerünknek, ezért sokan törekszenek rá, hogy a lehető leghatékonyabban szervezzék munkájukat. Ám, ami nekünk ésszerű, egyáltalán nem biztos, hogy ügyfelünknek kényelmes. Nézzünk erre pár példát:

• Ha mi be is tartunk minden határidőt, de ügyfelünknek nem hagyunk elég reagálási időt arra, hogy az utalást végrehajtsa, hogy a papírt kitöltse, leadja, stb. akkor ugyan mi hatékonyak voltunk, mert teljesítettük a határidő betartását, de ügyfelünket adott esetben szorult helyzetbe hoztuk.
• Ha mi pontosan átlátjuk és értjük, hogy ügyfelünk tevékenységének milyen áfa és egyéb adó- és járulékvonzatai vannak, de ezzel kapcsolatban csak a fizetendő, bevallandó stb. tételeket közöljük anélkül, hogy 1-2 magyarázó mondattal rávilágítanánk arra, hogy adott tétel miért jelentősen kisebb v. nagyobb, mint legutóbbi alkalommal, akkor ugyan pontos munkát végeztünk, de lehet megzavartuk és/vagy elbizonytalanítottuk ügyfelünket.
• Ha mi kellő rálátással bírunk a jogszabályi környezetre, mert folyamatosan nyomon követjük annak változásait, elvárásait és a szükséges módosításokról megfelelően tájékoztatjuk ügyfelünket, akkor lehet, hogy alapos munkát végeztünk, de ügyfelünket könnyen juttathatjuk a zavarodottság állapotába, mivel, ami nekünk könnyen értelmezhető összefüggések rendszere, a napi munkánk, az neki pusztán nehezen követhető elvárás-rendszer.
• Ha mi hatékonyak, pontosak, alaposak vagyunk (valószínűleg minden jó könyvelő erre törekszik), akkor gyakran igyekszünk ezt megjeleníteni munkánk során ügyfeleinkkel zajló tranzakcióinkban, ám ha nem figyelünk oda, a szakmai nyelvezet és gondolkodás riasztólag hathat ügyfelünkre és a közös nyelv hiányában könnyen elbeszélhetünk egymás mellett.

Tehát némileg paradox a helyzet. Hogy ezt lássuk, vessük össze ügyfeleink kényelmi tényezőkre vonatkozó, általános elvárásait (előző paragrafus), a mi, itt említett szakmai elvárásainkkal! 

Ügyfeleinknek sokszor nincs idejük, hozzáértésük, rálátásuk, türelmük mindahhoz, ami a mi munkánkkal együtt jár. Kényelmüket az szolgálja, ha olyan szolgáltatást nyújtunk, ami nem teszi kényelmi elvárásaik ezen tényezőit próbára. Ám a szakmai hatékonyság, pontosság, alaposság oltárán könnyen áldozatul esnek ezek a szempontok. Természetesen, ez nem azt jelenti, hogy alább kéne adni szakmai szempontjaink érvényesítéséből. Ám ha fontos a jó munkaviszony, ha nem akarunk feleslegesen időt és energiát pazarolni új ügyfelek ’betanítására’, akkor egyetlen olyan eszköz marad a kezünkben, amivel megtalálható a kényes kényelmi egyensúly szakmai- és ügyfél-elvárások között, és ez a megfelelő kommunikáció! (lásd erről korábbi írásunkat >>).